builderscon 2019 のお手伝い

9月 12, 2019

builderscon という会議がありまして、次回こそ忘れずに申し込んで行くんだと思ってウォッチしておりました。2019年の案内で最初にやってきた案内がボランティアスタッフ募集の案内で、試しに申し込んでみたところスタッフとしての協力要請をいただくことに。

どのようにイベントのスタッフが機能するように持っていくのかを見ていたところ、スタッフが事前になにか難しいことをするような具合ではなかった。開催の数ヶ月前に軽く2時間程度の飲みながらの打ち合わせを開催。伝えていることは当日持ってくると良いものや段取りの説明、あとはみんなの顔を覚えてね、連絡はSlackで行います、といったような内容。

当日の1,2週間ぐらい前にはスタッフ向けの虎の巻ドキュメントや各スタッフの役割分担表が Google Docs でやってくる感じ。ページ数は3ページぐらいにシンプルにまとまっていました。この段階になって私が講演などを行う大きいホールの担当になるのがわかる具合。虎の巻には受付の対応方法、各セッションでのアナウンスのスクリプト、などなどが書いてある具合でした。あとの細かいところは当日工夫しながら決めていく具合でした。

初日の準備は木曜の10:30から。座席テーブル並べたり、公演会場のPA準備したり、という具合。今回はお手伝いの人数が多かったとかで、15時ぐらいには割と大きめな力仕事が完了し、前夜祭のCheck-in を 17:00 あたりから開始。特に受付担当でもない私は、受付前の誘導案内に。　会場までの案内はWebに載せたりしていたのですが、建物前で「この建物で良いのだろうか」と悩ましい顔をしている方々を多く発見したため、建物の外側での案内を開始。わりとのんびりしたものでした。初日の前夜祭は前夜祭途中で退出。

1日目での力仕事の一つが、巨大なサイネージ用の液晶モニタ。40インチぐらいの大きさのモニタを3×3に配置するもので、後ろ側に鉄骨のフレームがあり、そこにモニタを引っ掛けて設置します。フレームの組立では舞台で落とさないように注意せねばならず、無理に力をかけると曲がるので注意、液晶パネルも落とすとダメになるので注意な具合です。9枚へ接続はDisplayPortの daisy chain 接続でした。なるほど。

2日目、3日目は講演会場でのお手伝い。 08:30集合で多くの方々が時間通りに現地入り。　開場は10時すぎから開始。連日共通するのが開場時間から1時間ぐらいが受付のピークで、受付と周辺への人的リソースの投入が必要そうですが、私はホール側から出ていなかったので詳細はわかりません。私の担当したホールは、朝イチから夕方最後の時間まで講演が入っていたので、他のブースを手伝いに行くというようなタイミングはありませんでした。そんなこともあって、講演会場での司会が徐々に上手になるなど、予想外な成果がありました。

講演会場(ホールでのお仕事)

講演会場での作業担当を分けると、映像音声の操作をするPA、司会、タイムキーパー、Q&A時間のマイクを運ぶ人、会場入口での案内、といった具合。

PAについては道具の動作説明などをちょいと受ければ良いぐらいに完成度が高かったです、たぶん事前の作り込みが相当しっかりしていたのでしょう。PAの構成は、HDMIキャプチャ→USBを2個つかってカメラと登壇者のPCからの映像入力を行っていました。音声はどっから入れていたかよく覚えていませんが、PCでも記録できていましたし、登壇者PCの映像と音声も記録していました。HDMIから入力された映像はOBSを使ってリアルタイムで編集かけて、会場のプロジェクタで映す具合でした。

司会の仕事は初めの頃は緊張するのですが、だんだん慣れていきますね。特に2日目は英語話者のセッションが3つほどあるのですが、若干の英語力があって慣れてしまえば何とかなります。

タイムキーパーの仕事は講演開始にタイマーとなったiPadのスタートボタンを押して、講演終了・QA開始までの10分前と5分前にカンペを見せるのを忘れないようにする具合です。例えば60分セッションならば10分間のQ&Aの時間が設定されているので、講演開始から40分(残り20分)でQ&Aまで10分のカンペを表示し、講演開始から45分(残り15分)でQ&Aまで5分のカンペを表示する、という具合です。講演に熱中して聴き込んでしまうところを我慢して、残り時間を監視する仕事となります。Q&Aでのマイクを持って走る人は、かならずQ&Aの時間にマイクを持ってダッシュしていただきます。

最初の頃はこれらの仕事に一人ずつ人間を当てていたのですが、2日目に気づくとPAが故障しなければPAと司会は1人でできたり、実はついでにタイムキーパーもできたりしていました。　もしかすると司会もワイヤレスマイクを使えば、Q&Aでマイクを持って走る仕事もできそうですね。そこまでくると1人で3つぐらいの仕事ができます。ただ、今回の場合はボランティアスタッフが多かったので、一人複数役のワンオペしてしまうと、美味しいところを独り占めしてしまうので、まぁホドホドに。

そんなこんなで朝から活動していると、そこそこ眠たくなりますね。タイムキーパーや司会をしていると流石に寝るわけにはいかないところが辛かったですね。（当たり前だけど）

カミオカンデの Yoshimi Hayato 先生に大入りタオルを贈呈している様子。

その他の活動

その他の活動としては、まずはランチを食べるところ。 builderscon は食べ物には特に力を入れているといっていたので、スタッフのランチも美味しいものが出てきました。今回の会場の東京電機大学のある北千住には、いくつか気になるラーメン屋さんなどがあったので、外で食べても良かったのですが、出されたご飯は有難く戴く主義なので、お弁当を美味しくいただきました。

スタッフ向けのランチの写真をまとめてみました。1日目は2人前を頂いたので2種類の写真を載せています。